Bir şirket dosyasında aynı ticaret unvanı, aynı yetkili kişi ve aynı sermaye bilgisi farklı belgelerde tekrar eder. Bu nedenle kurumsal evrak tercümesinde kalite yalnızca tek bir belgenin doğru çevrilmesiyle ölçülmez; tüm dosyanın terminoloji ve kimlik bilgisi bakımından birbiriyle uyumlu olması gerekir.
Çeviri Sepeti’nde şirket belgeleri proje paketi olarak değerlendirildiğinde ticaret unvanı, marka adı, şirket türü, yetkili unvanları, faaliyet alanları ve sık kullanılan hukuk/ticaret terimleri için ortak bir terim listesi oluşturulur. Yeminli, noter tasdikli veya apostilli format ise otomatik kabul edilmez; belgeyi isteyen banka, ihale makamı, sicil kurumu veya yabancı otoritenin güncel talebi esas alınır.
Şirket Evrakları Tercümesi Nedir?
Şirket evrakları tercümesi; bir işletmenin kuruluşunu, temsil yetkisini, faaliyet durumunu, ortaklık ve sermaye yapısını veya ticari işlemlerini gösteren belgelerin başka bir dile aktarılmasıdır. Bu çalışma tek bir “genel ticari çeviri” dosyasından daha ayrıntılı olabilir; çünkü aynı pakette hukuk, finans, muhasebe ve teknik üretim terminolojisi yan yana bulunabilir.
Hangi Şirket Belgeleri Çevrilir?
Ticaret Sicil Gazetesi
Kuruluş, unvan, sermaye, ortaklık, yönetim, adres ve esas sözleşme değişiklikleri gibi bilgiler içerebilir. Uzun tarihçeli şirketlerde birden çok ilan aynı dosyaya girebilir.
İmza sirküleri ve temsil belgeleri
Şirketi temsil ve ilzama yetkili kişilerin adı, görevi, yetki şekli ve imza örnekleri yer alabilir. “Münferiden / müştereken” gibi yetki ifadeleri bağlama uygun aktarılmalıdır.
Faaliyet belgesi ve oda kayıt belgeleri
Şirketin kayıtlı olduğu oda, sicil numarası, faaliyet durumu ve temel kayıt bilgileri yabancı banka veya ihale dosyalarında istenebilir.
Vergi levhası ve mali kayıtlar
Vergi kimlik numarası, vergi dairesi, faaliyet kodu ve dönem bilgileri gibi alanlar değişmeden korunmalıdır. Vergi sistemine özgü kavramlar gerektiğinde açıklayıcı karşılıkla aktarılır.
Esas / ana sözleşme
Şirket türü, amaç ve konu, sermaye, pay yapısı, yönetim, temsil ve genel kurul hükümleri içeren uzun hukuki metindir. Terim tutarlılığı özellikle önemlidir.
Kapasite raporu ve teknik belgeler
Üretim makineleri, yıllık kapasite, hammadde, çalışan sayısı veya teknik birimler içerebilir. Bu belgeler ticari ve teknik terminolojiyi birlikte gerektirir.
Yetki belgesi ve vekâletname
Belirli bir işlem için şirket adına hareket eden kişinin yetkisini gösterir. Hedef kurum noter, apostil veya farklı bir tasdik biçimi isteyebilir.
Banka ve ihale belgeleri
Banka referans yazısı, finansal tablo, bilanço, teklif dosyası, teminat mektubu veya ihale yeterlik belgeleri proje kapsamına göre çevrilebilir.
Ticaret Unvanı Çevrilir mi?
Ticaret unvanı bir şirketin resmî kimliğidir. Bu nedenle şirketin tescilli unvanı çoğu resmî dosyada aynen korunur. “ABC Makine Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi” gibi bir unvanın resmî kayıt kısmını serbestçe yeniden adlandırmak doğru değildir. Gerekirse şirket türü veya faaliyet tanımı hedef dilde açıklanabilir; ancak tescilli adın hangi biçimde sunulacağı hedef kurumun beklentisi ve şirketin resmî yabancı dil kullanımıyla uyumlu olmalıdır.
MERSİS, ticaret sicil, vergi, oda ve belge numaraları da çevrilmez. Sayısal veri kaynakla aynı kalır. Şirketin web sitesinde kullandığı İngilizce ticaret adı varsa bunun tescilli unvan mı yoksa pazarlama adı mı olduğu ayırt edilmelidir.
Terminoloji Tutarlılığı Nasıl Sağlanır?
Bir şirketin “Genel Müdür”, “Yönetim Kurulu Üyesi”, “Temsile Yetkili”, “Şube Müdürü” gibi unvanlarının dosya boyunca farklı İngilizce karşılıklarla kullanılması yabancı kurumda belirsizlik yaratabilir. Aynı şekilde sermaye türleri, pay sınıfları ve temsil biçimleri her belgede aynı terim setiyle yürütülmelidir.
Kurumsal projede terim sözlüğü; resmî unvan, şirket türü, departman adları, ürün grupları, yetkili kişi yazımı, adres formatı ve hukuki terimleri kapsayabilir. Önceki onaylı çeviriler varsa yeni işte referans alınması, yıllar arasında isim ve terim sapmasını azaltır.
Şirket Evrakları Hangi İşlemlerde Kullanılır?
- Yabancı ortaklı şirket kuruluşu veya mevcut şirkete yabancı ortak girişi
- Yurt dışında iştirak veya şube açılışı
- Banka hesabı açılışı, kredi ve KYC/uyum incelemeleri
- Uluslararası ihale ve tedarikçi yeterlik dosyaları
- Yatırım, due diligence ve şirket satın alma süreçleri
- Distribütörlük, franchise veya ticari temsil ilişkileri
- Gümrük ve dış ticaret dosyaları
- Yabancı mahkeme, tahkim veya resmî kurum başvuruları
Bu işlemlerin hiçbirinde “şu belge her zaman noter onaylıdır” şeklinde evrensel bir kural kurulamaz. Aynı Ticaret Sicil Gazetesi bir yabancı bankada standart tercümeyle kabul edilirken başka bir makam noter tasdiki veya apostil isteyebilir.
Yeminli Tercüme, Noter ve Apostil Nasıl Belirlenir?
İlk adım, belgeyi isteyen kurumun evrak listesindeki ifadeyi okumaktır. “Certified copy”, “sworn translation”, “notarized translation”, “apostille” veya “legalized” kelimeleri aynı şeyi ifade etmez.
Apostil yalnızca kamu belgeleri ve sözleşme kapsamındaki belirli resmî işlemler bakımından uygulanabilir. Özel şirket belgesinin apostillenmesi gerektiğinde önce noter tasdiki veya belgeyi resmîleştiren başka bir işlem gerekebilir. Belge türüne ve düzenleyen makama göre zincir değişir.
Türkiye e-Apostil sisteminin güncel listesinde şirket kuruluş belgeleri için çalışmaların devam ettiği belirtilmektedir. Bu nedenle web sitesinde “şirket kuruluş belgelerine e-Apostil hemen alınır” gibi bir ifade kullanılmamalıdır. Fiziksel apostil veya başka tasdik yolu gerekiyorsa belge özelinde yetkili makam kontrol edilmelidir.
Yabancı Ortaklı Şirket Kuruluşunda Tercüme
Türkiye’de yabancı ortaklı şirket kuruluşunda yabancı gerçek kişi veya tüzel kişiye ait pasaport, şirket kayıt belgesi, yetki belgesi, yönetim kararı veya vekâletname gibi evraklar gündeme gelebilir. Hangi belgenin apostil, konsolosluk tasdiki veya noter tercümesi gerektirdiği ortak türüne, belgenin düzenlendiği ülkeye ve sicil işleminin yapıldığı aşamaya göre değişir.
Türk şirketinin yurt dışında kuruluş veya ortaklık işlemi yapmasında ise ticaret sicil kayıtları, faaliyet belgesi, imza/temsil belgeleri ve esas sözleşme yabancı dilde istenebilir. Burada da hedef ülkenin sicil ve noter kuralları belirleyicidir.
İhale ve Banka Dosyalarında Belge Paketi Nasıl Yönetilir?
İhale veya banka dosyası tek belge yerine on, yirmi veya daha fazla evrak içerebilir. Bu durumda şirket unvanı, adres, ortak adı, para birimi, tarih ve yetkili unvanları için merkezi kontrol tablosu kullanmak önemlidir. Belge sürümleri karışmamalı; hangi evrakın güncel nüsha olduğu proje başlamadan belirlenmelidir.
İhale şartnamesi “son üç ay içinde alınmış faaliyet belgesi” gibi bir güncellik koşulu koyabilir. Sorun çevirinin yaşı değil, kaynak belgenin güncelliği olabilir. Bu nedenle çeviriye başlamadan önce belge tarihleri kontrol edilmelidir.
Gizlilik ve Kurumsal Veri
Şirket evrakları yalnızca kamuya açık ticaret sicili bilgisi içermez; banka yazıları, ortaklık oranları, kimlik bilgileri, yatırım planı ve ticari sır niteliğinde ekler de bulunabilir. Dosyaya erişim yetkisi, saklama süresi ve NDA uygulaması proje başında kararlaştırılmalıdır.
Kurumunuzun gerçekten uyguladığı güvenlik prosedürleri [BURAYA GERÇEK NDA / DOSYA ERİŞİM / SAKLAMA POLİTİKANIZI EKLEYİN] alanında açıkça belirtilebilir. Uygulanmayan teknik güvenlik özellikleri pazarlama amacıyla yazılmamalıdır.
Şirket Evrakları Tercüme Süreci
- Belge paketi ve hedef kurumun evrak listesi alınır.
- Belgelerin güncelliği, okunabilirliği ve sürümleri kontrol edilir.
- Tescilli şirket unvanı, yetkili kişi ve temel terimler için proje sözlüğü oluşturulur.
- Belge türüne göre ticari, hukuki, finansal veya teknik alana hâkim tercüman görevlendirilir.
- Çeviri sırasında numaralar, tutarlar, tarihler ve unvanlar işaretlenerek kontrol edilir.
- Belgeler arası terminoloji karşılaştırması yapılır.
- Yeminli/noter/apostil gereksinimi yalnızca hedef kurum talebine göre uygulanır.
- Dijital ve fiziksel teslim nüshaları belirlenir.
Şirket Evrakı Tercüme Fiyatı Nasıl Hesaplanır?
- Toplam kelime ve sayfa hacmi
- Belge sayısı ve belge türlerinin çeşitliliği
- Dil çifti
- Esas sözleşme gibi yoğun hukuki metinlerin bulunması
- Tablo ve DTP düzenleme ihtiyacı
- Terminoloji/glossary hazırlığı
- Yeminli/noter/apostil işlemleri
- Teslim takvimi ve revizyon sayısı
Kurumsal Belge Paketinizi Tek Dosya Mantığıyla Hazırlayın
Ticaret sicili, imza sirküleri, faaliyet belgesi ve diğer evrakları ayrı ayrı değil, aynı başvuru dosyasının parçaları olarak değerlendirmek terminoloji ve isim tutarlılığını artırır. Belgeleri, hedef ülkeyi ve kurumun evrak listesini paylaşarak kapsamı netleştirebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Şirket evrakları tercümesi mutlaka yeminli mi olmalı?
Hayır. Yabancı kurumun talebi belirleyicidir. Bilgi amaçlı yatırım incelemesinde standart çeviri yeterli olabilir; sicil, banka, noter veya kamu kurumu yeminli/certified sürüm isteyebilir.
Ticaret sicil gazetesi İngilizceye çevrilirken şirket unvanı çevrilir mi?
Tescilli ticaret unvanı genellikle aynen korunur. Gerekirse şirket türü veya açıklayıcı bölüm hedef dilde verilebilir. Şirketin resmî yabancı dil kullanımı varsa tutarlılık için kontrol edilir.
Şirket kuruluş belgelerine e-Apostil alınabiliyor mu?
Türkiye e-Apostil sisteminin güncel bilgi sayfasında şirket kuruluş belgeleri için çalışmaların devam ettiği belirtilmektedir. Belgeye göre fiziksel apostil veya başka tasdik yolu gerekebilir.
İmza sirküleri tercümesinde nelere dikkat edilir?
Yetkili kişinin adı, unvanı, temsil şekli, yetki süresi, müşterek/münferit yetki ifadeleri ve belge numaraları kaynakla karşılaştırılır.
Birden fazla şirket belgesini aynı anda çevirmek daha mı doğru?
Özellikle aynı başvuruya girecek evraklarda ortak terim sözlüğü kullanmak şirket adı, yetkili unvanı ve diğer tekrar eden alanlarda tutarlılığı artırır.
Yurt dışı ihale dosyasında hangi belgeler çevrilir?
Tek bir standart liste yoktur. İhale şartnamesi; faaliyet belgesi, ticaret sicili, mali tablo, kapasite raporu, referans, yetki belgesi veya başka evraklar isteyebilir. Şartname esas alınmalıdır.
Görsel Alt Metin Önerileri
- Şirket evrakları tercümesi için ticaret sicil ve faaliyet belgeleri
- Ticaret sicil gazetesi tercümesinde şirket unvanı kontrolü
- İmza sirküleri tercümesinde yetki ve unvan alanları
- Kurumsal belge çevirisinde glossary ve belge paketi yönetimi