Uluslararası ticarette tercüme ihtiyacı, sevkiyatın yapılacağı ülkeye, ürün grubuna, gümrük rejimine ve alıcının talebine göre değişir. Ticari fatura, konşimento ve menşe belgesi birçok pazarda temel evraklar arasında yer alsa da her belgenin her ülke için tercüme edilmesi veya yeminli hazırlanması diye tek bir kural yoktur.
Çeviri Sepeti’nde ihracat ve ithalat evrakı tercümesi, belge setinin kendi içindeki veri tutarlılığı korunarak yürütülür. Ürün adı, miktar, para birimi, Incoterms ifadesi, konteyner numarası, sevk limanı ve menşe bilgisi bir belgede nasıl geçiyorsa diğer belgelerde de çelişki oluşturmayacak biçimde kontrol edilir.
İhracat ve İthalat Evrakı Tercümesi Nedir?
Bu hizmet; ihracatçı, ithalatçı, gümrük müşaviri, lojistik firması, banka veya yabancı alıcı tarafından kullanılan dış ticaret belgelerinin hedef dile aktarılmasını kapsar. Tercümenin amacı gümrük sınıflandırması yapmak veya ürün hakkında yeni teknik beyan üretmek değil; mevcut belgedeki bilgiyi eksiksiz ve bağlama uygun biçimde aktarmaktır.
Ticaret Bakanlığının ülke bazlı ithalat rehberleri, belge gereksinimlerinin pazardan pazara değiştiğini açıkça gösterir. Bazı ülkelerde gümrük beyannamesi, ticari fatura, konşimento ve çeki listesi standart belgelerken ürün türüne göre uygunluk, sağlık, veterinerlik veya ithalat lisansı gibi ilave evraklar istenebilir. Dil şartı da ülkeye göre farklılaşır.
En Sık Tercüme Edilen Dış Ticaret Belgeleri
Ticari fatura / Commercial Invoice
Ürün tanımı, miktar, birim fiyat, toplam bedel, para birimi, teslim ve ödeme şartları gibi alanlar bulunur. Sayısal değerler kaynak belgeyle karşılaştırılır; para birimi tercüman tarafından başka para birimine dönüştürülmez.
Konşimento / Bill of Lading ve taşıma belgeleri
Gönderici, alıcı, bildirim tarafı, gemi/uçuş, yükleme-boşaltma limanları, konteyner ve paket bilgileri aktarılır. B/L, CMR ve airway bill aynı belge türü değildir; taşıma moduna göre doğru terim kullanılmalıdır.
Çeki listesi / Packing List
Koli, paket, net-brüt ağırlık, ölçü ve ürün dağılımını gösterir. Fatura ile çeki listesindeki ürün adlarının farklı çevrilmesi gümrük veya alıcı kontrolünde soru işareti yaratabilir.
Menşe şahadetnamesi / Certificate of Origin
Eşyanın tercihli olmayan menşe statüsünü gösteren belge olabilir. A.TR, EUR.1 ve menşe şahadetnamesi birbirinin eş anlamlısı değildir; çeviri sırasında belge türü değiştirilmemelidir.
Uygunluk ve analiz belgeleri
Ürüne göre uygunluk sertifikası, analiz raporu, sağlık/veteriner belgesi, test raporu veya teknik dosya gündeme gelebilir. Sertifika numarası, standardın kodu, laboratuvar ve tarih alanları aynen korunur.
Akreditif ve banka belgeleri
Letter of Credit, banka yazısı, ödeme talimatı ve finansal evraklarda şart, tarih ve taraf adlarının tutarlı çevrilmesi gerekir. Tercüman bankacılık hükmünü değiştiremez.
İhracat sözleşmesi ve sipariş belgeleri
Proforma fatura, purchase order, satış sözleşmesi ve teslim koşulları; ticari belge setinin diliyle uyumlu biçimde aktarılabilir.
HS Kodu ve GTİP Tercümanın Görevi midir?
Hayır. HS kodu veya Türkiye’de kullanılan GTİP, eşyanın gümrük sınıflandırmasına ilişkin teknik ve hukuki bir veridir. Kaynak belgede bir kod varsa tercümede aynen korunur; ancak tercüman ürün tanımından hareketle yeni GTİP belirlememeli veya mevcut kodu “düzeltmemelidir”. Sınıflandırma kararı gümrük mevzuatı ve yetkili uzmanlık alanıyla ilgilidir.
Ürün adının çevirisi mevcut HS/GTİP ile açıkça çelişiyor görünüyorsa bu durum müşteriye işaretlenebilir. Nihai ürün tanımı ve sınıflandırma teyidi ihracatçı, ithalatçı ve gerekiyorsa gümrük müşaviri tarafından yapılmalıdır.
Menşe, A.TR ve EUR.1 Aynı Şey Değildir
Ticaret Bakanlığı menşe şahadetnamesini eşyanın tercihli olmayan menşe statüsünü gösteren belge olarak tanımlarken A.TR serbest dolaşım durumunu, EUR.1 ise ilgili anlaşma çerçevesinde tercihli menşeyi gösterir. Bu belgelerin başlıklarını tek bir “origin certificate” ifadesi altında birleştirmek hukuki anlam kaybına neden olabilir.
Belgedeki resmî ad mümkün olduğunca korunmalı, hedef dilde işlevsel karşılık gerekiyorsa belge türünü değiştirmeyen bir çeviri kullanılmalıdır. Ticaret odası, gümrük idaresi veya başka makamın düzenlediği şerhler de belgenin parçası olarak değerlendirilir.
Sayı, Birim ve Para Birimlerinde Veri Kontrolü
Dış ticaret belgelerinde dil hatasından çok veri kayması operasyonu zorlayabilir. 1.250 kg değerinin 1,250 kg şeklinde farklı ondalık/binlik ayracıyla yanlış okunması, 10 cartons ifadesinin 10 pieces olarak çevrilmesi veya EUR tutarın USD’ye çevrilmesi kaynak belgeyle uyumsuzluk yaratır.
- Ürün kodu ve ürün adı
- Miktar ve paket adedi
- Net/brüt ağırlık
- Ölçü birimleri
- Para birimi ve tutarlar
- Incoterms ifadesi ve varsa sürümü
- Konteyner / seal numarası
- Liman, havaalanı ve ülke adları
- Fatura, sipariş ve sözleşme numaraları
Birim veya para birimi dönüşümü gerçekten gerekiyorsa bu işlem çeviriden ayrı bir talimat olarak tanımlanmalı ve kullanılan kur veya dönüşüm yöntemi belirtilmelidir. Sessizce dönüşüm yapılmamalıdır.
Yeminli Tercüme Her Gümrük Evrakında Zorunlu mu?
Hayır. Birçok ticari işlemde alıcı veya lojistik tarafın anlayabilmesi için standart profesyonel tercüme yeterli olabilir. Gümrük idaresi, mahkeme, bakanlık, akreditasyon kurumu veya ihaleye sunulan dosya belirli bir onay biçimi istiyorsa yeminli/noter tasdikli tercüme gündeme gelir.
Örneğin Ticaret Bakanlığının bazı ülke rehberlerinde yabancı dildeki bilgilerin gümrük idaresince tercümesinin istenebileceği belirtilmektedir. Bu, bütün ülkelerde bütün gümrük evraklarının önceden noter tasdikli tercüme edilmesi gerektiği anlamına gelmez. Hedef ülkenin gümrük veya ithalatçı talimatı esas alınmalıdır.
Ülke ve Ürün Bazlı Belge Farkı Neden Önemli?
Bir gıda sevkiyatında sağlık, veterinerlik veya helal belgesi gündeme gelirken makine ihracatında uygunluk, teknik dosya ve test belgeleri öne çıkabilir. Aynı ürün farklı pazarlara giderken istenen dil ve tasdik şekli de değişebilir. Bu nedenle “ihracat evraklarının tamamını İngilizceye çevirme” tek başına yeterli bir plan değildir.
İhracatçı firma hedef ülkenin güncel ithalat şartlarını, ürün bazındaki izinleri ve alıcının sözleşme taleplerini belirledikten sonra tercüme kapsamını çıkarmalıdır. Çeviri ekibi bu kapsamı belge listesine dönüştürerek aynı terimin tüm dosyada tek karşılıkla kullanılmasını sağlayabilir.
Kurumsal Belge Setlerinde Terminoloji Yönetimi
Düzenli ihracat yapan şirketlerde aynı ürün adı, model, ambalaj tipi ve departman unvanı her sevkiyatta tekrar eder. Proje bazlı bir terim listesi oluşturmak, aynı ürünün bir faturada başka, katalogda başka, teknik sertifikada başka adla görünmesini önler.
Terim listesi gümrük sınıflandırmasının yerine geçmez. Şirket tarafından onaylanan ürün adları, marka/model yazımları, bölüm isimleri ve sözleşme terimleri için referans görevi görür. Yeni ürün veya mevzuat değişikliğinde liste güncellenir.
İhracat / İthalat Belgesi Tercüme Süreci
- Hedef ülke, ürün grubu ve belge seti paylaşılır.
- Gümrük/alıcı/kurumun özel dil ve onay talebi varsa kaydedilir.
- Fatura, packing list, taşıma belgesi ve sertifikalar arasında ortak veri alanları belirlenir.
- Ürün ve şirket terminolojisi için referans liste oluşturulur.
- Tercüme hazırlanırken sayı, kod, tutar ve tarih alanları ayrı kontrol edilir.
- Yeminli veya noter tasdikli nüsha gerekiyorsa yalnız talep edilen belgeler resmî onaya alınır.
- Dosyalar istenen düzenlenebilir veya teslim formatında aktarılır.
Fiyatlandırma Nasıl Yapılır?
Dış ticaret evraklarında fiyatı yalnız sayfa sayısı belirlemez. Yoğun tablolu bir ticari fatura, çok sayıda satır içeren packing list veya teknik sertifika seti; kısa bir proforma faturadan farklı iş yüküne sahiptir. Dil çifti, metin/tabloların hacmi, dosya formatı, terminoloji araştırması, tekrar oranı ve onay ihtiyacı birlikte değerlendirilir.
Düzenli sevkiyat yapan şirketlerde tekrar eden terimler ve şablonlar için proje hafızası tutulması işi hızlandırabilir. Ancak her yeni sevkiyatta tarih, miktar, fiyat, ürün kodu ve taraf bilgileri yine ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
Sık Sorulan Sorular
İhracat belgelerinin tamamı yeminli tercüme olmak zorunda mı?
Hayır. Hedef ülke gümrüğü, alıcı veya resmî kurum hangi formatı istiyorsa ona göre belirlenir.
Konşimentodaki liman ve konteyner bilgileri çevrilir mi?
Açıklayıcı metinler çevrilebilir; özel isimler, konteyner/seal numaraları ve referans kodları kaynakla aynı tutulur.
GTİP veya HS kodunu tercüman belirleyebilir mi?
Hayır. Kaynakta bulunan kod korunur. Yeni sınıflandırma veya kod düzeltme gümrük uzmanlığı kapsamında değerlendirilmelidir.
Menşe şahadetnamesi ile A.TR aynı belge midir?
Hayır. İşlevleri farklıdır; çeviride belge türleri birbirine dönüştürülmemelidir.
Aynı belge seti birden fazla dile çevrilebilir mi?
Evet. Önce şirket ve ürün terminolojisi sabitlenirse farklı dil dosyaları arasında veri tutarlılığı daha kolay korunur.
Ticari fatura tercümesinde para birimi dönüştürülür mü?
Kural olarak hayır. Kaynak tutar ve para birimi korunur. Dönüşüm ayrıca istenirse yöntem açıkça tanımlanmalıdır.